副業の経費は「何でも入れていいもの」ではなく、基本は“副業の売上（収入）を得るために必要だった支出”が対象です。初心者が不安を減らす近道は、線引きを完璧に暗記することではなく、領収書（レシート）と記録（ログ）をセットで残す運用を作ることです。
この記事では、経費の考え方・証拠の残し方・記録ルール・家事按分（混ざる支出の分け方）を、難しい専門用語を避けて“仕組み化”として解説します。
※本記事は一般情報です。個別事情で結論が変わるため、不安がある場合は税務署や税理士等の専門家、自治体の案内を確認してください。
導入：税金の恐怖は「知識」より「運用」で小さくできる
「カフェで作業した時のコーヒー代、これって経費に入れていいの？」
「レシートが財布に溜まってるけど、どう整理すればいいか分からない……」
副業を始めると必ずぶつかるのが、「経費の線引き」と「管理の面倒くささ」です。検索すると「これはOK」「あれはNG」と情報が錯綜していて、結局どうすればいいか迷ってしまいがちです。
実は、経費で一番大切なのは完璧な税法知識ではありません。「なぜこの支出が副業に必要だったのか」を、後から説明できる状態にしておくことです。
この記事では、難しい言葉で脅さずに、「経費になる・ならないの判断軸」と、ズボラでも続く「レシート＆帳簿の管理ルーティン」を紹介します。確定申告シーズンに泣かないための準備を、今日から始めましょう。
なぜ「副業 経費」で不安になるのか（20万円以下の誤解もここで整理）
副業の経費が怖く感じる理由は、だいたい次の3つに集約されます。
- 線引きが曖昧に感じる：品目で白黒がつくと思うほど、迷いやすい
- 証拠の残し方が分からない：領収書はあるのに用途が説明できない
- 「20万円以下なら適当でいい？」と誤解しやすい
特に最後の「20万円以下」については、初心者がつまずきやすいので注意点だけ押さえておきます。
会社員の副業でよく聞く「所得20万円以下なら確定申告は不要」という話は、主に所得税の確定申告に関する取り扱いの一部です（条件があります）。一方で、住民税は別途申告が必要になる場合があり、自治体の案内に従う必要があります。つまり、「20万円以下＝記録が雑でOK」ではありません。経費の根拠（領収書＋記録）は、結局あなたを守る“保険”になります。
この先は「難しい判断を避ける運用」を中心に解説します。迷いをゼロにするより、迷っても破綻しない仕組みを作るのが目的です。
副業の経費の基本：判断の軸は「目的」と「関連性」
経費の考え方は、まずこの2点だけでOKです。
- 目的：副業の売上（収入）を得るために必要だったか
- 関連性：その支出が副業にどう関係するか説明できるか
ポイントは、経費の可否を「品目名」だけで決めないことです。例えば同じカフェ代でも、
- 副業の打ち合わせ（相手・内容・目的がメモされている）
- 気分転換（記録なし）
では、後から説明できる強さがまったく違います。
初心者が安全に進むコツは、まず「説明が簡単な支出」だけで運用を固めること。グレーを攻めないだけで、精神的にも管理的にもラクになります。
経費になりやすい・注意が必要・難しい：よくある例
※最終判断は状況で変わります。ここでは“運用として安全にしやすいか”の観点で整理します。
比較的説明しやすい（運用しやすい）
- 副業用の消耗品：文房具、梱包材、名刺、撮影小物など（用途が明確）
- ツール利用料：デザイン、予約管理、会計ソフト、ストレージ等（副業目的が明確）
- 外注費：編集、デザイン、作業代行など（請求書・支払記録とセット）
- 学習費：副業に直結する講座・書籍（内容と副業の関連をメモ）
家事按分が必要になりやすい（混ざる支出）
- 通信費：スマホ代、ネット回線、クラウド（副業利用の割合を決める）
- 光熱費：電気代など（在宅作業がある場合）
- 家賃：作業スペースがある場合（面積・用途の根拠が必要）
- 交通費・ガソリン：副業移動がある場合（移動目的の記録が重要）
初心者は慎重に（説明が難しくなりやすい）
- 普段の食事代（打ち合わせ等の記録がない）
- 衣類・美容・日用品（副業の必然性を説明しにくい）
- 家族の生活費（副業との関連が弱い）
最初は「説明が簡単な経費だけ」でOKです。慣れてきたら、必要に応じて専門家に相談しながら範囲を整えましょう。
領収書・レシートの残し方：基本は「証拠＋用途メモ」
経費で不安が消える人は、例外なく“証拠の残し方”が上手いです。レシートを取っておくだけでなく、用途（副業との関連）を一言残すのが勝ち筋です。
最低限、残すべき3点セット
- 領収書／レシート（日付・金額・支払先が分かる）
- 支払い記録（クレカ明細、振込履歴、決済アプリ履歴など）
- 用途メモ（副業との関連が分かる一言）
紙レシート運用（初心者向け：まず破綻しない）
- レシートはその日のうちに回収（財布に溜めない）
- 月ごとに封筒 or クリアファイルへ（例：2026-01）
- 余白に用途を一言（例：「副業の発送用梱包材」「取引先Aと打合せ」）
電子で残す運用（ラクに続く：おすすめ）
- スマホで撮影して月フォルダに保存（例：/経費/2026-01/）
- ファイル名に「日付_金額_取引先_用途」を入れる（例：20260108_1480_○○文具_梱包材）
- 感熱紙（消えるレシート）は早めに撮影
重要：ネット購入など「電子取引」は“データのまま保存”が基本
ネットショッピングの領収書PDF、メール添付の請求書、クラウド請求書、カード明細など、電子データでやり取りした取引（電子取引）は、原則として紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存するのが現在のルールです（電子帳簿保存法）。
また、後から探せるようにするために、日付・金額・取引先などで検索できる状態にしておく考え方があります。初心者がやりやすい方法として、ファイル名に「日付_金額_取引先」を入れてフォルダ管理するだけでも、検索しやすさが大きく上がります。
※要件や扱いは条件で変わるため、詳細は国税庁等の案内を確認してください。本記事では「電子取引はデータで残す」「検索できるようにする」という実務の柱だけ押さえます。
記録（帳簿）の残し方：1行で「説明できる状態」を作る
帳簿は難しそうに見えますが、初心者はまず“家計簿レベル”で十分です。大事なのは税務用語ではなく、後から自分が説明できる記録になっていることです。
最小でOK：経費ログの項目テンプレ
| 日付 | 支払先 | 内容 | 用途メモ | 金額 | 支払方法 | 証拠（ファイル名/URL） | 按分率 | 計上額 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026/01/08 | 〇〇文具 | 梱包材 | 副業の発送用 | 1,480 | クレカ | 20260108_1480_○○文具_梱包材.jpg | 100% | 1,480 |
「按分率」と「計上額」まで入れておくと、家事按分がある副業でも管理が破綻しにくくなります。
記録が続く3原則（ここだけ守ればOK）
- 原則1：当日〜週1で入力（月末まとめは挫折しやすい）
- 原則2：用途メモは必ず一言（後で忘れる前提で書く）
- 原則3：支払い方法を分ける（可能なら副業用カード・口座）
副業用カード（または決済アプリ）を分けるだけで、仕分けの手間が一気に減ります。「レシートはあるのに合わない」の多くは、プライベート支出が混ざっているのが原因です。
家事按分の考え方：割合より「根拠を固定」するのが勝ち
家事按分は「プライベートと副業で共用している支出」を、使った割合で分ける考え方です。ここで重要なのは、上手い割合を作ることではなく、説明できる根拠を作って、毎月同じルールで運用することです。
按分の根拠パターン（初心者が作りやすい順）
- 面積ベース：自宅の作業スペースが全体の何％か
- 時間ベース：1日のうち副業に使う時間割合
- 利用実態ベース：通話・通信の利用状況、業務利用の頻度など
按分計算ロジック図解（面積/時間のイメージ）
どちらが正しいというより、自分が説明しやすい基準を1つ決めて固定するのがコツです。毎月バラバラにすると、後で自分が困ります。
※按分の判断は個別事情で変わるため、不安がある場合は税理士等に相談してください（本記事は一般情報です）。
具体例：会社員の副業（在宅メイン）で「運用の仕組み」を作る
例として、平日夜と週末に在宅で副業（ライティングやデザイン等）をするケースを想定します。
この人が最初に決める“3つのルール”
- ルール1：支出は必ず「用途メモ」（迷いを未来に持ち越さない）
- ルール2：電子取引は必ずデータで保存（PDF/メール/マイページDL）
- ルール3：週1回10分でログ入力（月末に地獄を作らない）
運用の流れ（これだけ）
- 買ったら：レシート撮影→月フォルダへ
- その場で：用途メモを一言（レシートかログに）
- 週1：スプレッドシートに入力（5〜10分）
経費の線引きで迷ったら、無理に経費に入れにいかず「保留」にして、メモだけ残します。後で専門家に相談する時も、メモがあれば話が早いです。
特典：経費管理用スプレッドシート（関数入り）の作り方（コピペOK）
ここからは、読者の作業をさらにラクにするための「経費・家事按分自動計算シート」の作り方です。記事末尾に「【コピペOK】経費・家事按分計算シート（自動計算）」のリンクを置く想定で、ここでは中身を再現できるようにします。
シート構成（おすすめは3枚）
- ①経費ログ：日々入力する表（レシートと紐づけ）
- ②按分マスター：通信費30%など、固定ルールを置く表
- ③月次集計：月別・カテゴリ別に自動集計
①経費ログ（入力表）
| A:日付 | B:カテゴリ | C:支払先 | D:内容 | E:用途メモ | F:金額 | G:按分率 | H:計上額 | I:支払方法 | J:証拠 |
|---|
計上額（H列）の自動計算（例）
- H2セル：=ROUND(F2*G2,0)（円単位で丸める例）
- 按分なしはG列を「1」に（100%）
②按分マスター（固定ルール表）
| カテゴリ | 按分率 | 根拠メモ |
|---|---|---|
| 通信費 | 0.30 | 副業利用が約3割（平日夜＋週末） |
| 家賃 | 0.20 | 作業スペース10㎡/50㎡ |
経費ログ側のG列を、カテゴリから自動で引っ張るなら、XLOOKUP等で参照できます（例：=IFERROR(XLOOKUP(B2,按分マスター!A:A,按分マスター!B:B),1)）。
※関数は環境で差が出るので、まずは手入力でもOKです。大切なのは「固定ルールのメモ」を残すことです。
③月次集計（カテゴリ別の合計）
月別に集計するなら、ログに「月（YYYY-MM）」列を追加すると簡単です（K列など）。
- K2セル：=TEXT(A2,”yyyy-mm”)
あとはSUMIFSで集計します。
- 例：2026-01の通信費合計（計上額H列）
=SUMIFS(経費ログ!H:H,経費ログ!K:K,”2026-01″,経費ログ!B:B,”通信費”)
電子取引データの検索に強くする「索引簿」も同じシートで作れる
電子取引データは「日付・金額・取引先」で探せる状態が重要になります。実務では、スプレッドシートに索引（インデックス）を作り、ファイル名と紐づける運用がしやすいです。
経費ログの「日付・金額・取引先・証拠（ファイル名）」が揃っていれば、ほぼそのまま索引簿として機能します。つまり、経費ログ＝電子保存対応の土台になりやすい、ということです（詳細要件は公式案内で確認してください）。
よくある失敗3選と回避策
失敗1：レシートはあるのに「何のための支出か」説明できない
回避策：用途メモを必ず一言。特に打ち合わせ・交通費・学習費は「誰/何のため/何をした」があると強いです。
失敗2：月末まとめ入力で記憶が飛び、挫折する
回避策：週1回10分の固定ルーティン化。完璧にやらず、空欄があっても「続ける」を優先します。
失敗3：電子取引を印刷して満足してしまう（データが散逸）
回避策：ネット購入・クラウド領収書は、必ず「データのまま」月フォルダへ。ファイル名に日付・金額・取引先を入れて検索しやすくします。
すぐできるチェックリスト（今日からの記録ルール）
- スマホに「経費」フォルダを作り、月フォルダ（例：2026-01）を用意した
- 紙レシートは撮影し、用途メモを一言残した
- ネット購入・電子領収書は「印刷」ではなく「データで保存」した
- 経費ログに「日付・支払先・内容・用途メモ・金額・証拠」を入れた
- 混ざる支出は按分の基準（面積 or 時間）を決め、固定ルールとしてメモした
- 週1回10分の入力日をカレンダーに入れた
まとめ：チェックリストと次にやること
副業の経費は、丸暗記で勝つより、「領収書（証拠）＋用途メモ（理由）＋ログ（記録）」の運用で勝つほうが、圧倒的に安心で続きます。迷った支出は無理に攻めず、説明できる材料が揃う形で残し、必要なら専門家に確認できる状態にしておきましょう。
要点まとめです。
- 判断軸は「目的」と「関連性」＝説明できるかどうか
- 証拠は「レシート/領収書＋支払記録＋用途メモ」の3点セット
- 電子取引（ネット購入等）は“データのまま保存”が基本
- 家事按分は「根拠を固定」して毎月ブレない運用にする
- スプレッドシートで自動計算すると、月末のストレスが激減する
次にやること（3ステップ）
- ステップ1：「経費」月フォルダを作り、今日のレシートを1枚だけ撮影して保存する
- ステップ2：経費ログ（スプレッドシート）を作り、5件だけ入力して「用途メモ」の習慣を作る
- ステップ3：混ざる支出（通信費など）について按分の基準を1つ決め、固定ルールとしてメモする（不安なら専門家へ）
